“Gli organismi di autoregolamentazione sono responsabili dell’elaborazione e aggiornamento di regole tecniche, adottate in attuazione del presente decreto previo parere del Comitato di sicurezza finanziaria, in materia di procedure e metodologie di analisi e valutazione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo cui i professionisti sono esposti nell’esercizio della propria attività, di controlli interni, di adeguata verifica, anche semplificata della clientela e di conservazione e, anche attraverso le proprie articolazioni territoriali, garantiscono l’adozione di misure idonee a sanzionarne l’inosservanza e sono sentiti dalla UIF ai fini dell’adozione e dell’aggiornamento degli indicatori di anomalia di cui all’articolo 6, co. 4, lettera e) che li riguardino. I predetti organismi e le loro articolazioni territoriali sono altresì responsabili della formazione e dell’aggiornamento dei propri iscritti in materia di politiche e strumenti di prevenzione del riciclaggio e di finanziamento del terrorismo”.

E’ quanto recita l’articolo 11, comma 2 del d.lgs. 21 novembre 2007 n. 231, come modificato dal d.lgs. 25 maggio 2017 n. 90, in attuazione della direttiva 2015/849/UE. Atto avente ad oggetto, per finalità di antiriciclaggio e antiterrorismo, la valutazione del rischio, l’adeguata verifica della clientela, la conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni. Un’azione che riguarda sia le prestazioni professionali di carattere continuo (che hanno una “certa durata”) sia quelle cosiddette occasionali (non relative ad un rapporto lavorativo continuativo).

Proprio sulla base di tale normativa è stato emanato dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili una serie di regole tecniche dirette ai professionisti del settore. Direttive, per la precisione, che sono state approvare dalla CNDCEC nella seduta dello scorso 16/01/2019 su parere del Comitato di Sicurezza Finanziario del 6/12/2018. Per quanto riguarda gli studi associati e alle società costituite tra professionisti vengono, nello specifico, individuate modalità di adeguata verifica e conservazione in grado di consentire una gestione in forma accentrata dei relativi adempimenti. Dopo un primo semestre tali direttive diventeranno obbligatorie. La valutazione del rischio di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo deve essere basata sulla probabilità che l’evento criminoso, in correlazione con le possibili conseguenze, possa effettivamente realizzarsi. Oltre alla valutazione in sé bisogna tenere in considerazione l’adeguatezza dell’aspetto organizzativo e dei presidi che rivestono, in sostanza, una funzione decisiva per la riduzione e mitigazione del rischio. Le valutazioni possono oscillare dal NON SIGNIFICATIVA (con valutazione dell’indicatore d’intensità pari a 1) al MOLTO SIGNIFICATIVA (con valore d’intensità 4). Fra queste valutazione estreme ci sono due gradi intermedi: POCO SIGNIFICATIVA (con valore d’intensità 2) e ABBASTANZA SIGNIFICATIVA (valore d’intensità 3).

Si tratta di un’attività assolutamente non delegabile ed il professionista può essere assistito in tale valutazione esclusivamente dalla figura del responsabile antiriciclaggio. Nell’adeguata valutazione della clientela vanno considerati molteplici ma fondamentali fattori. Bisogna prendere in considerazione, in primo luogo, la tipologia della clientela. Fondamentale è anche l’area geografica di operatività. Un altro fattore chiave è la tipologia dei canali distributivi. Il riferimento è principalmente alle modalità con cui si esplicano i servizi lavorativi anche quando questi ultimi avvengono attraverso delega a terzi, collaborazioni esterne ed i relativi canali di pagamento. La media aritmetica dei punteggi dei singoli fattori di rischio determina il valore del RISCHIO INERENTE. E’ bene precisare che per RISCHIO INERENTE si deve considerare il rischio derivante dalle attività svolte dal professionista considerate per categorie omogenee e sulla base di valutazioni oggettive ed astratte. Vanno considerate, in armonia con la ratio della norma, anche le attività non lavorative.

Per quanto riguarda il grado di vulnerabilità, bisogna analizzare la formazione, l’organizzazione degli adempimenti di adeguata verifica della clientela, l’organizzazione degli adempimenti relativi alla conservazione dei documenti, i dati e informazioni, l’organizzazione in materia di segnalazione di operazioni sospette e la comunicazione delle violazioni alle norme sull’uso del contante. Anche in questo caso il giudizio è determinato dalla media aritmetica dei valori attribuiti a ciascuno dei fattori sopra indicati. Come in precedenza vi sono diversi livelli di valutazione del rischio: “non significativa per presidi completi strutturati” (valore numerico 1), “poco significativa per presidi ordinari” (valore numerico 2), “abbastanza significativa per presidi lacunosi” (valore numerico 3), “molto significativa per presidi assenti” (valore numerico 4).

A questo punto la determinazione del RISCHIO RESIDUO avviene mediante l’utilizzo di una matrice la quale prende in considerazione i valori del rischio inerente e quelli di vulnerabilità. Viene effettuata, dunque, una ponderazione del RISCHIO INERENTE (pari al 40%) e della VULNERABILITA’ (60%).

La casella di intersezione va a determinare il valore rappresentativo del livello di RISCHIO RESIDUO. Quest’ultimo può essere NON SIGNIFICATIVO (valore ponderato 1-1,5), POCO SIGNIFICATIVO (valore ponderato 1,6-2,5), ABBASTANZA SIGNIFICATIVO (valore ponderato 2,6-3,5), MOLTO SIGNIFICATIVO (valore ponderato 3,6-4).

L’azione del professionista, ovviamente, viene in primo luogo proprio in questa fase quando bisogna porre in essere gli interventi per la mitigazione del rischio. Le azioni che possono essere poste in essere devono sempre tener presente le dimensioni della struttura, il numero dei componenti dello studio (distinguendo fra professionisti*, collaboratori** e dipendenti) ed il numero delle sedi in cui viene svolta l’attività. Nell’ambito dei presidi per la gestione e la mitigazione del rischio rileva altresì la formazione del personale con carattere di programmazione e permanenza. Per due o più professionisti, dunque, nello stesso studio (con una o più sedi) è necessario introdurre la funzione antiriciclaggio e nominare il relativo responsabile. Per più di trenta professionisti e più di trenta collaboratori nello stesso studio (una sede o più) occorre introdurre la funzione antiriciclaggio, nominare il responsabile antiriciclaggio ed introdurre una funzione di revisione indipendente per la verifica dei presidi di controllo. Tale soglia va individuata con riferimento al 31 dicembre dell’anno precedente. La valutazione da parte del professionista ha cadenza triennale.

Il professionista ha, inoltre, determinare il RISCHIO SPECIFICO tenendo in considerazione con riferimento al cliente ed alla sua specifica prestazione professionale. Vengono assegnati ai diversi aspetti da prendere in considerazione dei valori da 1 a 4: 1 non significativo; 2 poco significativo; 3 abbastanza significativo; 4 molto significativo. Si prendono a considerazione gli aspetti connessi al cliente (natura giuridica; prevalente attività svolta; comportamento tenuto al momento del conferimento dell’incarico; area geografica di residenza del cliente) e gli aspetti connessi alla prestazione professionale (tipologia modalità di svolgimento; ammontare dell’operazione; frequenza e volume delle operazioni; durata della prestazione professionale; ragionevolezza area geografica di destinazione). Dopo aver assegnato i punteggi, il rischio specifico viene calcolando la media aritmetica semplice dei punteggi assegnati al rischio relativo ed a quelli relativi al rischio specifico prestazione. Il rischio specifico complessivo è la somma dei valori delle tabelle (A + B) diviso dieci.

Il RISCHIO EFFETTIVO viene concretamente determinato attraverso tra il RISCHIO INERENTE e quello SPECIFICO. Tale determinazione, in particolare, avviene attraverso l’utilizzo di una matrice che prende in considerazione sia i valori del rischio inerente sia quelli del rischio specifico, basati su una ponderazione del 30% (rischio inerente) / 70% (rischio specifico).

Sulla base del RISCHIO EFFETTIVO il professionista dovrà porre in essere le azioni più opportune.

E’ bene considerare che in alcuni casi è possibile procedere all’adeguata verifica semplificata o rafforzata. Un regime particolare è poi riservato alle persone politicamente esposte.

Un altro aspetto particolare riguarda la conservazione dei dati e delle informazioni che ha come target quello di evitare la perdita e la distruzione di documenti. I principi fondamentali di questa attività sono quelli di integrità, leggibilità e reperibilità oltre che di semplificazione, economicità ed efficienza. I professionisti possono utilizzare sia la modalità cartacea che quella elettronica di conservazione dei documenti. Ciò che conta, quindi, è il rispetto della normativa prevista dal d.lgs. 231/2007. L’obbligo di conservazione ha per oggetto, in concreto, la copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela, sia per le prestazioni professionali che per le operazioni; l’originale, ovvero copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti esclusivamente le operazioni. La conservazione cartacea o informatica deve consentire quanto meno di ricostruire, nel caso di prestazioni professionali, con certezza la data del conferimento dell’incarico; i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione. Se la conservazione ha per oggetto delle operazioni bisogna indicare la data, l’importo e la causale dell’operazione ed i mezzi di pagamento utilizzati. E’ necessario individuare, inoltre, uno o più responsabile della protezione dei dati personali. In osservanza del principio di trasparenza è fondamentale garantire l’accesso ai documenti. Nel caso degli studi associati, le modalità di conservazione dei documenti può essere regolamentato sulla base di apposite procedure interne.

*sono considerati professionisti gli iscritti all’albo con partita IVA e Codice Fiscale autonomi

**tirocinanti e titolari di contratti a progetto